Планирование и организация работы. Планирование


Осуществляя управление, менеджер последовательно отвечает на вопросы:

• что мы будем делать?
• как мы будем это делать?
• когда будем это делать?
• кто будет это делать?

Ответить на первый, самый главный вопрос менеджеру позволяет осуществление функции планирования. Изучению процесса планирования будет посвящена первая глава курса.

 

Планирование

Сущность планирования

Планирование Планирование — это деятельность, направленная на определение целей и задач организации, а также распределение и перераспределение ресурсов для реализации поставленных задач.

С точки зрения менеджмента планирование состоит в  разработке перечня последовательных действий для достижения поставленных целей.

Это  один из способов, с помощью которого менеджер формирует единое направление усилий трудового коллектива на достижение общих целей  деятельности предприятия.

Планирование представляет собой систематическую подготовку к выполнению действия.

Без планирования  не будет результата!

 

Шаги планирования

1. Анализ
2. Постановка цели
3. Определение стратегии
4. Разработка плана действий

Далее остановимся детально на каждом шаге.

 

Анализ

Анализ — это этап планирования, заключающийся в сборе информации, ее обработке и интерпретации результатов (подведении итогов).

 

 

Иными словами, для того, чтобы провести анализ необходимо собрать информацию, сравнить данные из разных источников, сделать выводы.

В итоге у Вас должна получиться примерно следующая таблица.

АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

Вопросы
Информация
Выводы
1
Каков результат работы команды в предыдущем периоде?
2
Кто перевыполнил цель?
3
Кто выполнил цель на 100%?
4
Кто не выполнил цель?
5
Каковы причины невыполнения целей сотрудниками?
6
Есть ли тенденции(повторяемость фактов) в причинах невыполнения?
7
В чём суть этих тенденций?
8
Каковы причины перевыполнения целей сотрудниками?
9
Есть ли тенденции (повторяемость фактов) в причинах перевыполнения?
10
В чём суть этих тенденций?
Посмотрите пример анализа.

Вам нужно спланировать продажи дополнительной гарантии на оставшуюся часть месяца. 

Для этого необходимо:
1. Сперва провести анализ ситуации на сегодняшний день.
2. Сравнить его с поставленным в начале месяца планом.
3. Определить отклонение.
4. Определить причины отклонения (Знания персонала по услугам, техника продаж, негативное отношение к услуге,  низкий уровень контроля администрацией, постановки цели).
5. Сделать вывод:
— Почему так произошло? (Формальное отношение к обучению персонала, некачественная работа наставника, отсутствие корректирующей работы дежурного администратора, отсутствие мониторинга работы ПК, недостаток работы с отношением ПК к продаже услуг, не регулярный мониторинг, некорректная постановка задач).
— Над чем придется работать? (Системная работа над коррекцией знаний ПК, Развитие управленческих навыков администрации).

 

Постановка целиЦель – это краткое описание желаемого результата, который необходимо достичь посредством выполнения определенных действий и мобилизации необходимых ресурсов.

Цель должна соответствовать миссии и целям бизнеса, обеспечивать рост и развитие компании.

Сформулировать эффективную и приводящую к желаемому результату цель можно, опираясь на основные правила постановки целей.

ЦЕЛЬ ДОЛЖНА БЫТЬ:

  • Specific — конкретной;
  • Measurable — измеримой;
  • Achievable — достижимой;
  • Relevant – релевантной (сопоставляться с другими целями)
  • Timed — определенной во времени.

Дальше мы остановимся подробней на методике постановки SMART-целей

Методика постановки SMART-целей

Методика постановки SMART-целей – пожалуй, самая известная в целеполагании.

Давайте разберемся, в чем она заключается, какие есть способы ее применения.

SMART содержит в себе 5 критериев постановки целей:
Specific – конкретная
Measurable – измеримая
Achievable – достижимая
Relevant – релевантная (сопоставимая с другими целями)
Timed – определенная во времени.

НЕМНОГО ИСТОРИИ:

В переводе с английского «smart» означает «умный» с оттенком «хитрый», «смекалистый».

В нашем случае это слово является аббревиатурой, которую ввел в 1954 г. Питер Друкер — американский учёный австрийского происхождения; экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века.

Пример составления SMART-цели

SMART-целиПреобразуем в соответствие с критериями цель «Обучить сотрудников новым продуктам», которая в данном виде соответствует пока только одному-двум.

Конкретная ли?Измеримая ли?Достижимая ли?Релевантная ли?Определенная ли во времени?

Для того чтобы цель стала конкретной, определимся, что необходимо обучить продавцов Услугам сети и провести тестирование на знание действующих сервисов.

Измерить уже можно? Конечно! Рост доли услуг и будет  результатом, который можно измерить.

Вполне, так как есть доступ ко всем обучающим материалам и тестам.

Конечно, ведь обученный персонал – престиж Компании, следовательно, больше клиентов, что ведет к выполнению финансово-экономических показателей. Так что цель «Обучить сотрудников» согласовывается с другими целями Магазина и сети.

К какому сроку планируется достижение цели? Через месяц.

Формулировка цели по SMART

«В течение месяца, провести обучение и тестирование продавцов по Услугам сети».

 

Стратегия Стратегия – способ достижения цели, определяющий приоритеты задач, ресурсы и последовательность шагов по достижению стратегических целей.

Главная задача стратегии состоит в том, чтобы перевести организацию из ее настоящего состояния в желаемое будущее состояние.

Варианты стратегий. Возможны различные варианты стратегий, важно выбрать наиболее эффективную.

 

Эффективная стратегия – максимальный результат  с минимальными вложениями ресурсов.

К основным ресурсам, наиболее необходимым в деятельности организации относят:

     • Временной ресурс
• Человеческий ресурс
• Финансы
• Материально-техническое обеспечение

Планирование Планирование – это конкретизация целей и разработка тактики действий. Планирование состоит в  разработке перечня последовательных действий для достижения поставленных целей.

 

план действий

Итак, когда произведен анализ ситуации, цель поставлена, определена эффективная стратегия, можно перейти непосредственно к планированию действий, направленных на достижение этой цели.

Планирование

Планирование – это конкретизация целей и разработка стратегии и тактики действий.

С точки зрения менеджмента планирование состоит в  разработке перечня последовательных действий для достижения поставленных целей.

Это  один из способов, с помощью которого менеджер формирует единое направление усилий трудового коллектива на достижение общих целей  деятельности предприятия.

Задачи, ведущие к достижению цели, должны быть расписаны с учетом необходимых ресурсов. Так как финансы и материально-техническое обеспечение зачастую заранее предопределены, впишем в подробный план:

  • шаги достижения цели
  • человеческие ресурсы
  • временные ресурсы

Результатом поэтапного планирования должна получиться следующая таблица.

Матрица поэтапного планирования

ШагиСрокОтветственный
Цель (SMART)

_________

_________ 

Единица измерения

_________

_________ 

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

 

Из всех видов ресурсов самый сложный к прогнозированию – временной.

Вам самим решать, как использовать свое время, чтобы наиболее эффективно выполнять свою работу.

Помните, зарплата менеджера зависит не от количества времени, проведенного на работе, а за результаты нашей деятельности, которых мы достигаем в наше рабочее время.

Именно временному ресурсу будет посвящена вторая глава.