Планирование и организация работы. Управление временем


Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Проблему стресса из-за нехватки времени способно решить грамотное планирование.

Поговорим о секретах тайм менеджмента, чтобы успевать больше за то же время, выполнять работу более качественно и с меньшей затратой сил, а, значит, чувствовать от нее максимальное удовлетворение.

Во-первых, важно понимать принципы планирования времени.

 

Винни-пух«Ну, вот, перед вами — Винни Пух. Как Вы видите, он спускается головой вниз по ступенькам за своим другом Кристофером Робином, и пересчитывает ступеньки собственным затылком: бум- бум- бум. Он пока еще не знает другого способа спускаться по лестнице. Правда, иногда ему кажется, можно было бы найти другой способ, если бы он только мог на минутку перестать биться головой по ступенькам и как следует сконцентрироваться. Но, к сожалению, у него нет времени сконцентрироваться…».

А.Милн, «Винни Пух».

 

Принцип планирования времени

Принцип планирования времениНам ежедневно приходится «разрываться», делать выбор, потому что цели, которые мы ставим перед собой, различаются по степени важности, по срочности, по областям деятельности.

Время же, которым мы располагаем, — единый поток, который невозможно одновременно распределить по разным сферам.

Следовательно, необходимо научиться методам расстановки приоритетов.

 

Но прежде чем перейти к анализу конкретных методов, отметим основной принцип расстановки приоритетов:

Расставляйте приоритеты письменно!

Многие считают расстановку приоритетов в уме само собой разумеющейся процедурой.

приоритеты «Я расставляю приоритеты в уме, мне нет нужды их записывать», — такое представление встречается довольно часто.
Однако здесь кроется одна из самых больших преград к эффективной расстановке приоритетов: теряются внимательность, осознанность, системность.

лишняя информацияПоэтому следуйте этому принципу, и Вы, во-первых, освободитесь от необходимости постоянно держать в уме лишнюю информацию, так как бумага возьмет на себя часть функций памяти.

Во-вторых, резко снизится возможность самообмана как в течение дня, при выполнении задач, так и в конце дня, когда подводится итог выполненного.

 эффективность приложенных усилийЭто позволит реально оценить эффективность приложенных усилий. Имейте в виду, что правильная и зафиксированная на бумаге расстановка приоритетов позволяет «давать зеленый свет» действительно важным делам, выделяя время на остальные задачи по «остаточному принципу».

 

 

Инструменты расстановки приоритетов

Предлагаем Вам познакомиться с примером, который наверняка покажется Вам интересным.

«СОВЕТ СТОИМОСТЬЮ В 25 000 $»

Ч. Шваб, президент компании «Бетлэм стил», поставил перед И. Ли, советником по предпринимательской деятельности, необычную задачу: «Покажите мне возможности более эффективного использования моего времени. Если вам это хорошо удастся, я уплачу вам любой гонорар в разумных пределах».

Ли предложил Швабу лист бумаги и сказал: «Составьте список важнейших дел, которые вы должны сделать завтра, и пронумеруйте их очередность в соответствии со значимостью. Завтра утром начните с задачи № 1 и работайте над ней до тех пор, пока не решите ее. Перепроверьте затем установленные приоритеты еще раз, и приступайте к задаче № 2, но не идите дальше, пока не завершите и это дело. Потом переходите к задаче № 3 и т. д. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, ничего страшного. К концу дня будут, по крайней мере, завершены важнейшие дела, прежде чем вы потратите время на задачи меньшей важности. Чтобы достичь успеха, ежедневно перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, принимайте решения о приоритетах, составляйте их список, отражайте его в плане дня и придерживайтесь его. Включите эти задачи в план каждого рабочего дня. Если вы убедитесь в ценности такой системы, «передайте» ее своим подчиненным. Испытывайте ее столько времени, сколько сочтете нужным, а затем выпишите мне чек на сумму, которой, по вашему мнению, заслуживает эта система».

Спустя несколько недель президент компании прислал на имя И. Ли чек на 25 000 долларов, а позднее сказал, что эта лекция оказалась самым ценным из всего, что он усвоил за всю свою карьеру.

Этот пример служит иллюстрацией необходимости расстановки приоритетов в целом.

Выбор же конкретного инструмента — вопрос особенностей Вашей работы и Ваших предпочтений. В этой теме мы рассмотрим три инструмента расстановки приоритетов.

  • Принцип Парето.
  • «АВС»-анализ.
  • Матрица Эйзенхауэра.

А так же инструмент планирования рабочего дня – Метод Альпы.

Принцип Парето

 

Принцип «80/20» был сформулирован итальянским экономистомВ. Парето (1848-1923 гг.) и неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах жизни.

Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого инвентаря.

Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах, привела к результатам, намного превосходившим по экономии затрат до тех пор применявшиеся методы инвентаризации.

Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают, верность этого принципа.

«Соотношение 80/20 работает во всех областях жизни».

Итак, для того чтобы выделить из перечня наших дел приоритетные, нужен некий критерий. И этим критерием выступает соотношение 80 к 20.

Предпринимательская практика подтверждает, что:

  • 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли
  • 80% клиентов (товаров) дают 20% оборота или прибыли
  • 20% ошибок приводят к 80% потерь
  • 80% ошибок приводят к 20 % потерь

Применительно к тайм-менеджменту, этот принцип означает:

80% времени работы приносят 20% результата 
(как правило, это масса мелких текущих дел)

20% времени работы приносят 80% результата 
(количество таких дел — единицы)

Область применения метода — выделение результативных дел дневного и недельного масштабов.

Использование принципа Парето

Составьте список задач на день и выделите 20% дел, которые дадут максимальный результат (80%).

Именно эти дела и нужно успеть выполнить в течение дня.

Остальными делами стоит заниматься, только если останется время. В этом случае эффективность работы Вам гарантирована.

Выработать у себя навык расстановки приоритетов по Принципу Парето Вы сможете, регулярно выполняя упражнение.

УПРАЖНЕНИЕ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРИНЦИПА ПАРЕТО
  1. Напишите список дел, выполненных вчера.
  2. Поделите его в соотношении 20/80, ориентируясь на результат, полученный от их выполнения.
  3. Подсчитайте время, затраченное на каждое дело.
  4. Определите, сколько времени составляют задачи из группы «20%», решение которых дает максимальный результат.
  5. Скорректируйте свой план на завтра с учетом данных за вчерашний день.

 

ABC-анализ

ABC-анализ — это инструмент подготовки и принятия решения.

Он может применяться практически в любых областях деятельности и базируется на принципе Парето.

  • Важные задачи (А) 
    Составляют 15% всех задач и дел, которыми занят менеджер.
    Доля этих дел в общем результате — 65%.
  • Средние задачи (В) 
    Составляют 20% всех задач.
    Доля этих дел в общем результате — 20%.
  • Неважные задачи (С) 
    Составляют 65% всех задач.
    Доля этих дел в общем результате — 15%.

 

Целью ABC-анализа является выявление задач, подлежащих первоочередному решению, путем ранжирования их приоритетности.

А суть заключается в том, что этот инструмент позволяет выявить и отобразить проблемы, установить основные факторы, с которых нужно начинать действовать, и распределить усилия с целью эффективного разрешения этих проблем.

Использование ABC-анализа

Составьте список дел и проранжируйте их на ВАЖНЫЕСРЕДНИЕи НЕ ВАЖНЫЕ задачи.

Чтобы определить, относится ли запланированное вами дело к типу А, ответьте на следующие вопросы.

ВОПРОСЫ, ПОМОГАЮЩИЕ ОПРЕДЕЛИТЬ, ОТНОСИТСЯ ЛИ ЗАДАЧА К ТИПУ А
  1. Приблизит ли меня выполнение этой задачи к воплощению моих главных целей (поставленных на год на неделю, на день)?
  2. Смогу ли я за счет выполнения одной этой задачи решить еще несколько других?
  3. Может ли выполнение этой задачи внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы?
  4. Принесет ли мне выполнение этой задачи наибольшую пользу?
  5. Приведет ли невыполнение этой задачи к негативным последствиям?

Если ответов «да» больше, задача действительно относится к типу А.

  • Задачи А. Решение первых 15% задач должно производиться только Вами, и при этом незамедлительно.
  • Задачи В. Решение 20% задач (существенных) может быть поставлено в очередь сразу после дел А.
  • Задачи С. Остальные 65% задач могут быть выполнены только после задач А и В.

Для того чтобы приобрести навык работы с данным инструментом, рекомендуем вам выполнить упражнение.

УПРАЖНЕНИЕ НА ОТРАБОТКУ НАВЫКА РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ С ПОМОЩЬЮ ABC - АНАЛИЗА.
  1. Подготовьте список дел на завтра.
  2. Спланируйте распределение времени согласно «АВС»-анализу.
  3. Выполните установленный план.
  4. Подведите итоги дня:
  • проверьте, насколько ваши результаты соответствуют намеченному плану;
  • выполненные дела оцените с помощью принципа Парето;
  • составьте список работ на следующий день с учетом уже выполненных.

 

Матрица Эйзенхауэра

Планирование и организация работы. Управление временемМатрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов.

При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность.

Этот инструмент помогает расставить приоритеты.

 

В соответствии с ним задачи делятся на четыре категории:

  • Важные дела
  • Не важные дела
  • Срочные дела
  • Не срочные дела

 

Важные дела — это, дела, ведущие к достижению наших основных целей. Они напрямую связаны с ключевыми результатами.

Например, переговоры с крупным клиентом – ведут к достижению наших основных целей. Значит это важное дело.

Не важные дела

Еще их называют — обеспечивающие. Конечно же, в нашей работе приходится делать и такие дела, которые не ведут напрямую к достижению целей.

Это текущая отчетность, обработка корреспонденции, телефонные звонки и т.п. Такие задачи называются не важными или обеспечивающими.

Их, также как и важные дела, делать необходимо: часто без выполнения обеспечивающих дел мы не можем  делать важные.

Например, Вашей важной задачей является проведение собрания с подчиненными, но Вы не сможете этого сделать без выполнения обеспечивающих задач: не подготовив повестку, не определив время и место, и не оповестив всех участников.

Срочные дела – это дела, на которые не запланировано время. Это задачи, возникшие внезапно, или не учтенные в планировании и требуют немедленного решения. Они так и кричат о себе:

 «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Подготовь доклад!»

Не путайте срочность с тем, что надо сделать в данный момент, напр. вам через 5 мин. нужно выезжать на встречу с клиентом – эта задача является не срочной, если вы заранее ее запланировали.

Срочные дела – не всегда ведут к высокому результату в работе.

ОСНОВНАЯ ПРИЧИНА СТРЕССА НА РАБОТЕ – БОЛЬШОЕ КОЛИЧЕСТВО СРОЧНЫХ ЗАДАЧ

Не срочные дела – это дела, на которые запланировано время.

Опять же, не путайте несрочные дела со срочными.

Например, Вам через 5 мин. необходимо позвонить важному клиенту – эта задача является срочной? Если вы заранее ее запланировали, то нет.

Несрочные дела  не всегда ведут к высокому результату в работе, обычно занимают больше времени в ежедневной работе, но, в отличие от срочных, содержатся в планах.

 

 

Использование матрицы Эйзенхауэра

  1. Давайте выпишем все задачи предыдущего дня на лист бумаги.
  2. Поделим их по принципу Срочные/Важные.
  3. Вносим результаты в таблицу:
  • I – Срочно Важно
  • II – Не срочно, Важно
  • III – Срочно, не важно
  • IV – Не срочно, не важно

Планирование и организация работы. Управление временем

 

КВАДРАТ I – Срочно Важно

(Задачи не были запланированы, ведут к достижению цели, нужно срочно закрыть вопрос)

Задачи в этом квадрате могут появиться вследствие:

  • недостаточно продуманного планирования (забыл внести этап в список),
  • истечения сроков исполнения запланированной
  • постановки новой важной задачи от руководителя.

Задачи этого квадрата выполняем самостоятельно, так как они ведут к достижению цели.

КВАДРАТ II – Не срочно, Важно

(Запланированные заранее стратегические задачи, ведущие к достижению цели)

Вам желательно концентрировать свое внимание на квадрате II, так как выполнение именно этих задач может принести 80% результата. (Помните правило Парето? :))

КВАДРАТ III – Срочно, не важно

(Обеспечивающие задачи, которые не были запланированы, нужно срочно закрыть вопрос)

Квадрат III больше всего подходит для делегирования подчиненным.

КВАДРАТ IV – Не срочно, не важно

(Обеспечивающие задачи, на которые запланировано время)

Квадрат IV– запланированные ранее задачи, поэтому решать вопрос самостоятельно или делегировать, нужно смотреть по ситуации и загруженности подчиненных.

В завершение разговора о приоритетах хочется рассказать вам притчу.

Ученики спросили Учителя:

— Учитель, как получается, что ты один за день успеваешь сделать столько, сколько все мы? В чем твой секрет?
— Потому что мой день полнее вашего.
— Как это, Учитель?
— Все очень просто. Берем ведро и наполняем его крупными камнями. Как вы считаете, это ведро полное?
— Да, Учитель.
— Теперь между крупными камнями, в пустоты, насыпаем мелкие камни. Что скажете — оно полное?
— Да, Учитель.
— Теперь между камнями засыпаем песок. И что же — ведро полное?
— Да, Учитель.— А теперь нальем доверху воды. И я думаю, что только сейчас ведро у нас стало по-настоящему полным. А чтобы понять до конца, попробуйте это ведро заполнить в обратном порядке: сначала — воду, потом — песок и камни. Что получается? То-то и оно.

[/su_note]

 

Планирование рабочего дня

Перед тем как перейти к методу планирования дня, давайте поговорим о:

  • Причинах составления плана на день
  • Принципах составления расписания на день
  • Принципах распределения рабочего времени руководителя
  • Времени планирования

 

ЗАЧЕМ НУЖНО ЕЖЕДНЕВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ?

  • Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
  • Четкое представление о задачах дня.
  • Упорядочение течения дня.
  • Преодоление забывчивости.
  • Концентрация на наиболее существенном.
  • Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.
  • Сокращение помех и нежелательных перерывов.
  • Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
  • Улучшение самоконтроля.
  • Повышение удовлетворенности и мотивации.
  • Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.

ПРИНЦИПЫ СОСТАВЛЕНИЯ РАСПИСАНИЯ НА ДЕНЬ

  • Создавайте блоки работы
  • Группируйте разрозненные мероприятия в одну задачу.
  • Группируйте сходные по типу работ задачи в один временной блок.
  • Разбивайте большую работу на подзадачи
  • При выполнении важной, но длительной по времени задачи, определите, какое мероприятие по ней Вы сделаете сегодня
  • Запланируйте время для делегирования
  • Оставляйте «буферное время»- интервалы между задачами, необходимыми для:
    — Маневра, в случае, если встреча затягивается
    — Работы с отвлечениями
    — Контроля делегированных задач
    — Написания отчетности или резюме/протоколов встреч
    — Сохранения необходимых документов в нужном месте
    — Фиксации ваших идей

ВРЕМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Время руководителя делится на 3 составляющие:

  • 20%  — Время, которое забирает система 
    IV, III КВАДРАТЫ ЭЙЗЕНХАУЕРА (отчеты, согласования…)
  • 20%  — Время, которое забирает руководитель 
    I КВАДРАТ ЭЙЗЕНХАУЕРА (звонки, постановка задач…)
  • 60% — Время для выполнения стратегических задач
    II КВАДРАТ ЭЙЗЕНХАУЕРА

Будьте готовы к тому, что если вы расписали свой рабочий день почасово, максимально заполнив его важными и срочными задачами, предусмотрели возможные внезапные задачи, минимум 20% задач могут остаться невыполненными.

Поэтому, при планировании желательно делать поправку на непредвиденные ситуации, оставляя под них хотя бы 20% времени.

КОГДА ЛУЧШЕ ВСЕГО ПЛАНИРОВАТЬ ДЕНЬ?

Лучшее время для планирования дня — вечер. Почему?

  • Уже по пути с работы домой Ваше подсознание перерабатывает задачи грядущего дня и подготавливает возможные решения.
  • Вы не просыпаетесь внезапно от мысли: «Точно! Нужно еще вот это не забыть!»
  • Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
  • Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки.

Придя на работу утром желательно провести коррекцию плана.

 

Метод Альпы

Метод Альпы — один из методов тайм-менеджмента для составления списка дел дня с определением их приоритетов и четкими привязками ко времени.

Метод Альпы включает пять основных этапов планирования.

  1. Составление перечня дел на завтра.
  2. Распределение времени.
  3. Соотношение 60:40.
  4. Расстановка приоритетов и делегирование.
  5. Оценка и перенос.

 

СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЯ ДЕЛ НА ЗАВТРА

Первым делом вам нужно составить список всего, что вы должны или собираетесь сделать завтра. План обязательно составляется накануне.

Эффективность этапа:

Письменное фиксирование позволяет вам ясно представить весь объем накопившихся дел, а также уменьшает нагрузку на память – ни один пункт не затеряется и не «вылетит» из головы. То, что вы напишете план накануне, даст вам, во-первых, чувство уверенности перед будущим днем, а во-вторых, уже после составления плана ваш мозг бессознательно начнет решать поставленные задачи.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ

Вторым этапом, входящим в метод Альпы, является распределение времени: после того, как вы составите список дел, укажите напротив каждого пункта временной интервал, который требуется на его реализацию. Поначалу эта стадия может вызывать некоторые затруднения.

Эффективность этапа:

Самостоятельно устанавливая конкретные временные рамки, вы будете более сосредоточенно выполнять пункты своего плана. А ежедневная тренировка позволит вам значительно лучше оценивать временные затраты на то или иное дело.

СООТНОШЕНИЕ 60:40

Как бы ни была размеренна ваша жизнь, невозможно спланировать все на 100%, поэтому необходимо создавать запасы времени. Если вы собираетесь работать восемь часов в день, значит, план составляете только на пять.

Эффективность этапа:

Это поможет избежать стресса из-за невыполненных планов и длительного «засиживания» на работе.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Данный этап метода Альпы поможет справиться с ситуацией, если планы, как это часто бывает, превышают 60% рабочего времени. Перепроверьте первоначальный план еще раз: некоторые дела можно выполнить заочно – посредством телефонного звонка или интернет-коммуникации. Некоторые пункты плана вообще можно делегировать другим членам вашей команды.

Эффективность этапа:

Вы научитесь избегать основной ошибки многих менеджеров – неумения выделить главное и попытки сделать все самому. Менеджер не должен делать все сам, он должен уметь распределять обязанности.

ОЦЕНКА И ПЕРЕНОС

К сожалению, от неожиданностей и форс-мажоров никто не застрахован. Не все, что мы заносим в план, получается реализовать в течение дня. Если переговоры не состоялись, а встреча была отменена, придется перенести их в план следующего дня.

 

Планирование дня по методу Альпы

Будем использовать список дел, который мы формировали по матрице Эйзенхауера, а именно II и IV квадрат. Или же, руководствуясь ABC-анализом сконцентрируемся на А и В задачах.

Далее — идем по  пунктам:

  1. Список дел
  2. «Колышки»
  3. Обед
  4. «IQ»
  5. «Лягушки»
  6. «Слоны»
  7. «EQ»
  8. Оперативки
  9. Планирование

 

СПИСОК ДЕЛ

Напишите список дел, если он еще не написан.

Напротив каждого пункта из списка проставьте планируемое время выполнения. Основой для определения количества времени будет Ваш прежний опыт.

Определите реальный объем времени, которым Вы можете распоряжаться, и упаковывайте в данный объем то, что на сегодня запланировали.

КОЛЫШКИКОЛЫШКИ

Проставьте в дневном планере «колышки».

«Колышки» — это события дня, которые привязаны к строго определенному времени дня. Впишите их в расписание.

ОбедОБЕД

Когда проставлены все временные привязки, обозначьте обеденное время.

Лучше не совмещать обед с решением рабочих вопросов (деловые встречи, звонки, прочее).

IQ ЗАДАЧИIQ ЗАДАЧИ

«IQ»  —  задачи, требующие умственного труда,  распределите до 12:00 (в первую половину дня максимально качественно работает интеллект).

Это могут быть аналитические отчеты, стратегии, прочее.

ЗАДАЧИ-ЛЯГУШКИЗАДАЧИ-ЛЯГУШКИ

«Лягушки»  — неприятные задачи, требующие немного времени тоже желательно располагать до 12:00, так как в это время максимально хорошо работает сила воли.

ЗАДАЧИ-СЛОНЫЗАДАЧИ-СЛОНЫ 

«Слоны» — задачи, на выполнения которых уходит много времени необходимо разбить на небольшие составляющие и распределить на протяжении дня.

EQ ЗАДАЧИEQ ЗАДАЧИ

«EQ» — задачи, связанные с эмоциональным интеллектом (например, переговоры) размещаем во второй половине дня.

ОПЕРАТИВКИ

Теперь, когда все задачи расписаны, заготовим «Оперативки» — это короткие дела, которые могут оперативно заполнить неожиданное освободившееся время. Будем их делать в свободное время (перенеслась встреча, есть 15 мин…)

ВЕЧЕРНЕЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Вечером обязательно оставьте время для оценки текущего и планирования следующего дня, тогда с хорошим настроением, большей уверенностью и раскрепощенностью Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Все, рабочий план дня готов, а Вы готовы к основным поворотам событий.